Tổ chức hội nghị, hội thảo với các đối tác, khách hàng là một cách duy trì cũng như phát triển mối quan hệ của doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể chọn một nơi tổ chức cho các hội thảo hoàn hảo cho công ty bạn? Bởi lẽ, khi tổ chức hội nghị hay hội thảo với quy mô lớn, bạn cần lựa chọn địa điểm phù hợp với các khách hàng của mình. Qua đó, có thể khẳng định vị thế của thương hiệu trong môi trường cạnh tranh. Cùng xem bài viết dưới đây để hiểu lý do tại sao chọn trung tâm hội nghị đẳng cấp, chuyên nghiệp thay vì khách sạn để tổ chức các buổi gặp mặt.
Tại sao nên chọn trung tâm hội nghị hơn là khách sạn?
Sẽ có nhiều doanh nghiệp chọn lựa một góc không gian để tổ chức các buổi hội nghị tại khách sạn nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp chọn các trung tâm hội thảo lớn để tổ chức. Nhìn chung, mỗi cái đều sẽ có những lợi ích riêng biệt. Tuy nhiên, chọn tổ chức tại trung tâm chuyên dụng sẽ có nhiều lợi ích hơn. Sau đây là những lợi ích khi tổ chức tại trung tâm thay vì một khách sạn.
Cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất đa dạng phục vụ sự kiện, hội nghị
Cơ sở vật chất như: bàn, ghế, phòng, sảnh hoặc các thiết bị âm thanh hiện đại, nhiều thiết bị công nghệ mới,… là những tiện nghi mà một trung tâm tổ chức hội nghị có đầy đủ mà không phải khách sạn nào cũng có thể cung cấp.
Tổ chức hội thảo tại các trung tâm hội nghị với không gian sang trọng, đẳng cấp
Hơn nữa, một không gian rộng rãi, thoải mái cho khách mời dễ dàng giao lưu, kết nối với các đối tác, đồng nghiệp trong lúc giải lao của những hội nghị lớn và có thời lượng lâu mà khách mời không cảm thấy bị ra khỏi không gian hội nghị. Tại các trung tâm chuyên dụng, các phòng, hội trường tổ chức đều có một khoảng không gian đủ cho khách mời tiện lợi trong việc di chuyển nhằm đảm bảo việc thoải mái cho người tham dự.
Không gian tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo rộng rãi
Với những điều trên mà các tiện nghi tại các trung tâm được xây dựng có tính toán để phù hợp với nhiều khách hàng nhằm một mục đích chính là tạo các trải nghiệm xuyên suốt cho khách hàng cũng như giảm một số điều gián đoạn bất ngờ có thể xuất hiện khi tổ chức tại khách sạn với những quy mô sự kiện lớn.
Đôi khi, các tiện nghi đầy đủ của khách sạn nằm cùng một khu với sự kiện của công ty bạn rất dễ làm xao nhãng các trải nghiệm của khách mời cũng như nhà tài trợ sự kiện. Vì vậy, chọn tổ chức tại các trung tâm sự kiện, hội thảo chuyên dụng sẽ phù hợp hơn về không gian, các phục vụ, trang trí cho doanh nghiệp của bạn thay vì khách sạn.
Hỗ trợ phục vụ bữa ăn trong giờ nghỉ với nhiều món ăn đa dạng
Thông thường, tại các địa điểm tổ chức sự kiện họ sẽ hỗ trợ cung cấp dịch vụ đồ ăn, thức uống trong các giờ giải lao. Hơn nữa, nhằm đáp ứng về chế độ ăn uống, họ luôn đảm bảo việc thức ăn sẽ đến đúng thời gian mà bạn cần. Từ đó, giúp khách mời giảm đi cảm giác mệt khi tham dự sự kiện dài và không bị đói. Nhờ vậy, người tham dự sẽ vui vẻ và ấn tượng cũng như chú ý đến hội nghị hơn. Đó cũng là cách mà doanh nghiệp để lại hình ảnh đẹp trong tâm trí khách hàng.
Dịch vụ đồ ăn, thức uống trong các giờ giải lao được cung cấp đúng giờ tại các trung tâm sự kiện, hội nghị
Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, đầy đủ nhân viên kỹ thuật túc trực trong khi sự kiện diễn ra
Khi tổ chức hội nghị tại khách sạn thường sẽ cung cấp những tiện nghi phòng họp. Vì thế, nhân viên sẽ phải làm việc đa tác vụ bằng cách chia nhiều thời gian cho nhiều nhiệm vụ khác. Và không phải lúc nào tại khách sạn cũng đáp ứng các nhu cầu bất ngờ xảy ra trong quá trình chuẩn bị, chạy sự kiện của công ty bạn ngay lập tức.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc
Do vậy, một nơi tổ chức hội nghị chuyên nghiệp có khả năng quản lý, tập trung hoàn toàn vào sự kiện của doanh nghiệp bạn cũng như hỗ trợ nhiệt tình từ nhân viên phục vụ đến kỹ thuật mà không phải khách sạn nào cũng có thể.
Trang thiết bị, hệ thống ánh sáng đầy đủ, chuyên nghiệp rất cần thiết tại các buổi sự kiện
Ngoài ra, với các sự kiện lớn, quan trọng, việc hỗ trợ về kỹ thuật và công nghệ là điều cần quan tâm. Các trung tâm tổ chức hội thảo, sự kiện luôn có nhân viên chuyên nghiệp túc trực để xử lý và chuẩn bị trước những công cụ thiết bị, công nghệ nhằm tránh các sự cố về âm thanh, thiết bị trong quá trình diễn ra.
Lời kết
Có thể nói, chọn trung tâm hội nghị với đầy đủ không gian, thiết bị cũng như nhân viên hỗ trợ nhiệt tình tại các trung tâm tổ chức chuyên dụng sẽ giúp khách mời cảm thấy dễ chịu, thoải mái. Hơn nữa cũng giảm thiểu một vài rủi ro về thiết bị công nghệ nhằm đảm bảo hội nghị diễn ra một cách hoàn hảo và thành công. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn được một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp, chuyên nghiệp cho các sự kiện quan trọng của công ty.
