Bạn cần phải cân nhắc một số vấn đề sau nếu đang có ý định thuê một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM. Chi phí tổ chức mới cắt giảm được những phần không quan trọng khi bạn thực hiện tốt những tiêu chí này. Dưới đây là một vài lời khuyên chúng tôi giúp bạn tiết kiệm kinh phí khi tìm nơi làm sự kiện.
Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
1. Địa điểm được thuê tổ chức hội thảo nằm ở địa điểm nào
Để những khách mời có thể dễ dàng di chuyển đến thì bạn nên chọn một vị trí địa lý thuận tiện. Vậy thì vị trí như thế nào được cho là thuận lợi? Nhằm giảm bớt thời gian di chuyển và chi phí đi lại cho khách mời, hãy chọn địa điểm có khoảng cách giữa các quận huyện không quá xa.
Tổ chức hội thảo
2. Xác định được nhu cầu và đối tượng tham dự hội thảo
Để đưa ra giải pháp hợp lý nhất, đầu tiên bạn cần phải xác định được ngân sách sẽ chi cũng như yêu cầu cho sự kiện và số lượng khách mời nhằm chọn ra một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nên chọn những địa điểm có đẳng cấp tương tự nếu đối tượng khách mời là những người quan trọng và chương trình có quy mô tầm cỡ để làm hài lòng khách mời.
Chúng ta không nên lựa chọn địa điểm quá rộng lớn, tránh lãng phí mà nên chú ý số lượng khách để lựa chọn không gian cho hợp lý. Và tránh tạo cảm giác không thoải mái và giảm chất lượng chương trình nếu chọn hội trường quá nhỏ.
Ngoài ra, trong việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo thì ngân sách cũng là một yếu tố quan trong, do có rất nhiều khoản chi khác. Có thể kể đến như phí thuê dàn âm thanh, ánh sáng, tài liệu theo dõi chương trình, thức ăn nhẹ hay quà lưu niệm,… Chúng ta sẽ dễ dàng xác định được các mức chi phí cho khoản thuê địa điểm sau khi trừ đi các khoản chi phí phụ như trên.
Trung tâm tổ chức sự kiện
Nghiên cứu thông tin về địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM
1. Thông tin về địa điểm
Bên cạnh việc tìm thông tin tham khảo trên mạng thì để có thêm nhiều ý kiến khách quan hơn bạn có thể tìm thông tin từng người quen. Sẽ giúp bạn có thêm nhiều lời khuyên mà không phải mất thời gian làm khảo sát khi tham khảo ý kiến từ mọi người xung quanh.
2. Khu vực gửi xe
Bạn cần quan tâm nhất là khu vực gửi xe khi chọn bất kỳ một địa điểm tổ chức hội thảo nào tại TPHCM. Bởi tình hình an ninh trật tự cũng như giao thông tại đây khá phức tạp. Sẽ tạo ấn tượng tốt với một bãi giữ xe đảm bảo an toàn cho khách mời bởi sự chuyên nghiệp và chu đáo của bạn.
3. Vấn đề an ninh, an toàn
Để chắc rằng không có điều gì gây ảnh hưởng xấu đến bộ mặt của ban tổ chức, hãy nghiên cứu và khảo sát tình hình khu vực xung quanh nơi tổ chức sự kiện. Ngoài ra, đây cũng là một cách để thắt chặt an ninh khu vực diễn ra sự kiện hơn. Những địa điểm dịch vụ công cộng sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý những tình huống bất ngờ như trạm xe buýt, cửa hàng tiện lợi, chốt dân phòng hay trạm y tế.
Địa điểm tổ chức sự kiện
4. Các dịch vụ đi kèm
Thường thì sẽ nhận được những dịch vụ đi kèm có thể là miễn phí hoặc tính phí khi bạn chọn các nơi tổ chức hội thảo. Đó sẽ là khoản hỗ trợ chi phí có ích cho sự kiện vừa tiết kiệm được khoản ngân sách vừa giúp bạn chuẩn bị sự kiện hiệu quả và tiết kiệm.
Hãy cân nhắc tới tầm quan trọng của những khoản dịch vụ có tính phí. Xác sắc chọn được một nơi tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách dự trù nếu như bạn thực hiện tốt những lời khuyên trên. Và cũng là tiền đề tốt cho buổi hội thảo thành công tốt đẹp nhờ sự chuẩn bị tốt các khâu quan trọng.
Để giúp bạn chọn được địa điểm diễn ra hội thảo tiết kiệm nhất trên đây là một số bí quyết chúng ta vừa tham khảo. Mong rằng những thông tin trên có thể giúp ích cho những ai đang có ý định tổ chức sự kiện. Các bạn có thể tham khảo một vài địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM uy tín để có thêm nhiều thông tin chia sẻ hơn.
