Bạn đang cần lên cho mình một kế hoạch chi tiết về sự kiện hội nghị sắp diễn ra? Nhưng bạn không biết quy trình tổ chức hội nghị nên bắt đầu từ đâu và làm như thế nào? Hãy cùng trung tâm hội nghị – Riverside Palace tìm hiểu về các bước trong quy trình tổ chức hội nghị đầy đủ nhất ngay sau bài viết phía dưới đây nhé!
Các bước tổ chức hội nghị chi tiết
1. Xác định chủ đề sự kiện
Đây chính là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho những hoạt động sẽ diễn ra cho hội nghị. Bạn cần phải xác định một cách chính xác, cụ thể cho chủ đề để lập kế hoạch tổ chức được chi tiết về đầy đủ nhất.
Chủ đề sự kiện cần được xác định
2. Lập kế hoạch tổ chức
Một bản kế hoạch đầy đủ cho một sự kiện hội nghị sẽ bao gồm các nội dung sau đây:
- Xác định mục đích hội nghị, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội nghị
- Buổi hội nghị sẽ diễn ra với nội dung chính là gì?
- Thời gian, địa điểm diễn ra hội nghị là ở đâu?
- Danh sách khách mời sẽ gồm những ai
- Xác định mức kinh phí dự trù cho sự kiện hội nghị
- Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị
- Chương trình của hội nghị
3. Chuẩn bị cho buổi hội nghị
Bước này cũng khá là quan trọng vì nó sẽ là yếu tố quyết định sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho các vị khách mời đến tham dự hay không.
Hội nghị cần được chuẩn bị kỹ lưỡng
Một vài thứ bạn cần chuẩn bị cho hội nghị:
- Tạo không gian sang trọng, lịch sự và phù hợp với nội dung của buổi hội nghị
- Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức hội nghị
- Treo backdrop, banner thể hiện nội dung của chương trình hội nghị, treo logo và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp
- Chuẩn bị đầy đủ tất cả các tài liệu liên quan đến nội dung hội nghị, băng giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
- Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội làm việc với các khách hàng, đối tác tiềm năng
- Phát thư mời cho các khách mời tham dự
4. Tổ chức hội nghị
- Tiến hành tổ chức sự kiện hội nghị
- Đón tiếp khách mời và người tham dự buổi hội nghị
- Khai mạc hội nghị và điều phối sự kiện diễn ra theo như kịch bản chương trình
5. Kết thúc chương trình hội nghị
- Bế mạc chương trình
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời
- Ghi biên bản hội nghị
6. Thông báo kết luận của hội nghị
- Xử lý thông tin hội nghị
- Bạn cần đánh giá nội dung của buổi hội nghị
- Kiến nghị đến các đơn vị, tổ chức hội nghị về nội dung đã thảo luận cho buổi hội nghị
7. Đánh giá kết quả của sự kiện hội nghị
Bạn có thể đánh giá hiệu quả của hội nghị dựa trên số lượng người đã đến tham dự, ý kiến của khách hàng cũng như kết quả của quá trình truyền thông.
Sau khi đã nắm rõ các quy trình tổ chức hội nghị, ngay sau đó bạn có thể lập tức bắt tay vào công đoạn chuẩn bị và điều phối tổ chức một cách dễ dàng hơn.
Đánh giá hiệu quả dựa trên số lượng, ý kiến khách hàng
Kinh nghiệm tổ chức chương trình hội nghị
1. Lên chủ đề cho chương trình
Bạn lên ý tưởng và chủ đề phù hợp là điều quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị. Chủ đề hội nghị cần ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo thể hiện được thông điệp và mục đích của chương trình. giúp khách mời tham dự có thể dễ dàng thấy được những lợi ích khi tham dự sự kiện.
2. Hãy mời những khách mời là chuyên gia để tạo sự tin tưởng và uy tín
Bạn có thể lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp doanh nghiệp bạn tạo được sự uy tín và tin tưởng cho chương trình. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng của doanh nghiệp được nâng cao hơn.
Tăng uy tín bằng việc mời những chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực
3. Lựa chọn địa điểm hội nghị phù hợp
Không gian tổ chức hội nghị cũng là một việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian của trung tâm hội nghị phải đáp ứng quy mô sự kiện. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần phải tìm hiểu về những tiện ích đi kèm ví dụ như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn chiếu để có thể dự trù ngân sách và bổ sung những vật dụng cần thiết kịp thời.
4. Truyền thông sự kiện hội nghị
Truyền thông sự kiện sẽ giúp hội nghị của bạn được thành công và được nhiều người biết đến. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với từng đối tượng mục tiêu. Bạn cần xác định được thời điểm truyền thông là khi nào? Thông thường các hoạt động nên diễn ra khoảng từ 1 đến 2 tuần trước khi sự kiện tổ chức.
Hy vọng thông tin mà trung tâm hội nghị – Riverside Palace chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn nắm rõ được quy trình tổ chức hội nghị cụ thể, chuyên nghiệp. Chúc sự kiện hội nghị của bạn sẽ diễn ra thật thành công nhé!
